Con người luôn cần có kỹ năng giải quyết vấn đề bởi cuộc sống luôn có những điều bất ngờ đòi hỏi ta phải có cách xử lý linh hoạt. Tuy nhiên để làm được điều này không đơn giản chút nào. Cùng AgriWorks tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này nhé!
1. Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?
Kỹ năng giải quyết vấn đề tên tiếng Anh là Problem Solving skills. Đây được hiểu là khả năng xử lý và đưa ra quyết định khi gặp những tình huống bất ngờ ngoài ý muốn. Đây là kỹ năng cực kỳ quan trọng có ứng dụng trực tiếp vào cuộc sống hàng ngày của bạn.
Cuộc sống luôn có sự thay đổi và các tình huống có thể phát sinh theo rất nhiều chiều hướng khác nhau đòi hỏi bạn phải linh hoạt. Vậy nên bạn phải liên tục trau dồi những kỹ năng sống. Trong đó kỹ năng giải quyết vấn đề là kỹ năng vô cùng quan trọng và nên dược rèn luyện.
Mỗi khi có vấn đề phát sinh nhiều người thường lúng túng không biết nên làm gì, ra quyết định thế nào để xử lý vấn đề một cách nhanh gọn. Khi bạn có khả năng xử lý vấn đề một cách thành thạo, bạn có thể giải quyết được nhiều bài toán khó cả ở trong công việc và cuộc sống.
2. Vai trò và tầm quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề
Trên thực tế, kỹ năng giải quyết vấn đề có vai trò quan trọng và là kỹ năng mềm không thể thiếu trong cuộc sống.
Những tình huống phát sinh có thể diễn ra hàng ngày và bạn khó lòng tránh khỏi. Khi đó, bạn cần tìm ra hướng giải quyết tốt nhất để hạn chế những rủi ro trong tương lai.
Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp bạn có sự tự tin, bình tĩnh và đưa ra phương án xử lý tối ưu nhất. Nhờ quá trình xác định, đánh giá và phân tích theo nhiều chiều hướng khác nhau mà bạn có một lựa chọn đúng đắn và làm chủ những vấn đề phát sinh.
3. Những nhân tố ảnh hưởng đến kỹ năng giải quyết vấn đề
Có nhiều nhân tố gây ảnh hưởng đến kỹ năng xử lý vấn đề. Trong đó, kỹ năng phân tích, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng ra quyết định và tư duy phản biện là những nhân tố bạn cần lưu ý.
- Kỹ năng phân tích: Muốn giải quyết tận gốc bạn phải có khả năng phân tích. Bạn phải phân tích nguyên nhân của vấn đề từ đó mới có thể đưa ra cách xử lý.
- Kỹ năng ra quyết định: Rất nhiều người thường gặp khó khăn trong việc ra quyết định, họ thường do dự không biết nên chọn phương án nào mới khả thi. Để có thể xử lý mọi tình huống buộc bạn phải có kỹ năng ra quyết định, lựa chọn hướng giải quyết và đánh giá kết quả đạt được.
- Kỹ năng giao tiếp: Khi gặp những tình huống éo le trong khâu giải quyết, bạn có thể trao đổi với những người liên quan để am hiểu hơn, từ đó tăng sự chắc chắn trong quyết định của bạn.
- Tư duy phản biện: Với tư duy phản biện tốt, bạn có thể đưa ra những suy luận sắc bén, diễn đạt dễ hiểu, mạch lạc và logic. Đồng thời, họ cũng có thể nhanh chóng phát hiện ra sự sơ hở và thiếu khoa học trong những lập luận được đưa ra trước đó.
Có thể thấy để giải quyết vấn đề một cách êm đẹp, hợp tình hợp lý đòi hỏi bạn phải có rất nhiều kỹ năng khác nhau. Một điều quan trọng bạn cần ghi nhớ là phải thực hành nhiều. Khi đã thực hành nhiều tình huống thực tế, bạn có thể rút ra nhiều bài học cho bản thân.
4. Quy trình 6 bước để giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định
Bước 1: Phát hiện vấn đề
Đây là bước nhận ra vấn đề và xem xét mức độ quan trọng của vấn đề để đưa ra thứ tự ưu tiên giải quyết vấn đề đó. Bước phát hiện vấn đề giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.
Để nhận ra vấn đề, bạn phải suy xét thật kỹ lại từ đầu quá trình hoặc nhờ sự trợ giúp từ cố vấn chuyên môn. Bởi đôi khi, người ngoài cuộc nhạy bén hơn với vấn đề mà bạn mắc phải.
Bước 2: Tìm hiểu nguồn gốc của vấn đề và người chịu trách nhiệm chính
Một người có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt sẽ luôn tìm hiểu nguồn gốc của vấn đề bắt nguồn từ đâu, có từ khi nào và phân tích vấn đề một cách khách quan. Nếu nắm rõ nguyên nhân xảy ra vấn đề, bạn sẽ gặt hái được kết quả tốt nhất.
Sau khi tìm hiểu nguồn gốc của vấn đề, bạn cần xác định rõ người chịu trách nhiệm chính cho vấn đề đó.
Bước này giúp bạn xác định hướng cần giải quyết và lựa chọn chính xác người cần điều chỉnh, chịu trách nhiệm chính. Và nó sẽ giúp tránh trường hợp ai cũng tham gia giải quyết vấn đề, dẫn đến mâu thuẫn và khiến sự cố ngày càng trầm trọng.
Bước 3: Phân tích nhiều khía cạnh để hiểu vấn đề
Nguồn gốc của vấn đề là tiền đề dẫn đến hướng giải quyết. Vì vậy, nếu xác định không đúng thì bạn sẽ ngày một sai lệch hay cứ thế lặp đi lặp lại. Bạn nên bỏ nhiều thời gian để kiểm soát thông tin và nghiên cứu cặn kẽ vấn đề một cách tỉ mỉ, chính xác nhất có thể.
Để hiểu vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau, bạn cần bắt đầu bằng cách đưa ra nhiều câu hỏi. Cụ thể như sau:
- Công việc có quan trọng hay không?
- Yêu cầu của công việc gồm những gì?
- Thực hiện công việc có những ai?
- Người phụ trách giải quyết công việc có thuộc về bản thân không?
- Tính chất công việc?
- Mục đích công việc?
- Mức độ của công việc: Khó, dễ hay trung bình?
Bước 4: So sánh và lựa chọn giải pháp tối ưu nhất
Một vấn đề thường có nhiều cách giải quyết vấn đề khác nhau. Tuy nhiên, bạn cần đặt lên bàn cân so sánh nhằm lựa chọn phương án có lợi nhất cho bạn. Một số tiêu chí đánh giá có thể kể đến như: Thời gian, số lượng công việc, hiệu quả công việc mang lại, v.v.
Bước 5: Thực thi giải pháp
Khi mọi thứ đã được chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn hãy bắt tay vào thực hiện theo những kế hoạch và dự định đã đề ra trước đó. Sau khi tất cả diễn ra theo đúng kế hoạch, bạn sẽ cảm thấy “dễ thở” và thư thái hơn.
Bước 6: Theo dõi quá trình và đánh giá kết quả
Sau khi vấn đề được giải quyết, bạn nên xem xét và đánh giá kết quả của quá trình thực hiện. Nếu vấn đề được giải quyết tốt, nghĩa là bạn đã giải quyết vấn đề thành công.
Ngược lại, nếu kết quả không thay đổi mà ngày càng trầm trọng hơn, bạn cũng sẽ có những biện pháp xử lý kịp thời trong quá trình theo dõi và đánh giá.
Những mẹo nhỏ giúp bạn cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề
Áp dụng sơ đồ Mindmap
Sơ đồ tư duy là phương pháp phân tích, tổng hợp vấn đề qua hình ảnh, màu sắc để người dùng dễ nắm bắt các vấn đề được mô tả.
Ưu điểm của sơ đồ là tiết kiệm thời gian, tăng khả năng ghi nhớ, kích thích sự sáng tạo, giải quyết vấn đề và lên ý tưởng.
Áp dụng kỹ thuật Brainstorming.
Kỹ thuật Brainstorming là phương pháp tạo môi trường hoàn toàn tự do, mang tới những đột phá mới mẻ, sáng tạo và không tuân theo bất kỳ một nguyên tắc nào.
Ở đó, không có bất cứ một sáng kiến hoặc ý tưởng nào bị phủ nhận. Kể cả đó là những đóng góp điên rồ, kỳ quặc cũng rất được chào đón.
Nhờ có những ý tưởng phong phú, độc đáo mà bạn sẽ nhận về một danh sách đa dạng các giải pháp sáng tạo. Và rất có thể, một trong số đó sẽ mang lại hiệu quả tuyệt vời cho vấn đề của bạn.
Áp dụng nguyên tắc IDEAL
IDEAL là từ viết tắt của Identify, Define, Explore, Action, Look and Learn. Vậy nên, nguyên tắc IDEAL được hiểu như thế nào?
- Identify – Nhận thức vấn đề: Giúp bạn tìm ra hướng giải quyết nhanh chóng và hiệu quả. Qua lời nói, cử chỉ hoặc hành động của một người, bạn có thể phát hiện được vấn đề mà họ gặp phải.
- Define – Xác định nguyên nhân: Giúp bạn nắm được mục tiêu khi bắt đầu giải quyết vấn đề. Từ đó, bạn sẽ đề ra các bước giải pháp phù hợp.
- Explore – Tìm kiếm chiến lược khả thi: Sau khi biết được nguyên nhân, mục tiêu là gì, bạn hãy nghĩ đến các chiến lược, những giải pháp khả thi. Với bước này, bạn nên đặt ra nhiều giải pháp phù hợp với vấn đề, với đối tượng. Đồng thời, các giải pháp phải được xem xét kỹ lưỡng để chọn ra một giải pháp hiệu quả nhất.
- Action – Xây dựng kế hoạch và thực hiện: Mọi vấn đề đều cần giải quyết và xử lý nhanh chóng. Vậy nên, sau bước xác định nguyên nhân, tìm ra giải pháp thì bước tiếp theo là xây dựng kế hoạch và bắt tay hành động.
- Look and Learn – Xem lại và học hỏi: Sau khi vấn đề được giải quyết, bạn nên nhìn lại để theo dõi, đánh giá và học hỏi kinh nghiệm cho các vấn đề tương tự.
Xây dựng tình huống và luyện tập thường xuyên
Vấn đề có thể xuất hiện bất cứ khi nào. Do vậy, bạn phải tạo cơ hội luyện tập thường xuyên bằng cách tạo ra tình huống để tăng khả năng xử lý. Nhờ vậy, bạn hoàn toàn tự tin khi giải quyết mọi vấn đề.
Luôn ghi nhớ quy trình giải quyết vấn đề
Việc ghi nhớ và thực hiện đúng như quy trình sẽ giúp bạn có được kết quả như mong đợi. Ngược lại, nếu quên và làm sai quy trình, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc giải quyết vấn đề, thậm chí là thu lại kết quả xấu.
Quan sát và học hỏi từ những người có chuyên môn tốt
Học hỏi từ những người khác cũng là một cách để bạn rèn luyện và nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định. Thế nên, bạn nên tận dụng mọi cơ hội để xử lý tình huống nhằm nâng cao kỹ năng của bản thân.
Luôn trau dồi và tích lũy kiến thức về lĩnh vực phụ trách
Không ngừng trau dồi và tích lũy kiến thức về lĩnh vực phụ trách sẽ giúp bạn khai thác được năng lực của bản thân về những gì bạn hiện có. Đặc biệt, từ kiến thức mà bạn sở hữu, bạn có thể tìm ra nhiều giải pháp chính xác cho các vấn đề và xử lý chúng một cách triệt để nhất.
Thể hiện kỹ năng giải quyết vấn đề trong ứng tuyển như thế nào?
Hiện nay, các nhà tuyển dụng đều quan tâm đến kỹ năng giải quyết vấn đề ở ứng viên. Bởi vì, một nhân viên có kĩ năng giải quyết vấn đề có thể khắc phục được những sự cố, thiệt hại của công ty.
Việc xác định, đánh giá và phân tích vấn đề một cách nhanh chóng, hiệu quả sẽ giúp công ty giảm thiểu mất mát về doanh thu.
Nổi bật kỹ năng giải quyết vấn đề trong CV
Đừng quyên đề cập đến kỹ năng này trong CV của bạn. Bạn hãy đưa ra ví dụ về kỹ năng giải quyết vấn đề mà bạn đã vận dụng nó để xử lý thành công. Chẳng hạn như các tình huống giúp tiết kiệm thời gian, tài chính, v.v, cho doanh nghiệp.
Điều này cho thấy bạn có khả năng xác định vấn đề và đưa ra các giải pháp để tăng lợi nhuận chung của doanh nghiệp bạn.
Áp dụng kỹ năng giải quyết vấn đề trong buổi phỏng vấn
Nhà tuyển dụng hay đưa ra các câu hỏi phỏng vấn hành vi cho ứng viên. Khi đó, bạn có thể áp dụng nguyên tắc STAR – viết tắt của Situation (Tình huống), Task (Nhiệm vụ), Action (Hành động), Result (Kết quả).
Đây là nguyên tắc mô tả câu chuyện, xác định nguyên nhân vấn đề, trình bày chi tiết quan trọng, hướng giải quyết, bước thực hiện và kết quả sau khi giải quyết vấn đề.
Chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn về kỹ năng giải quyết vấn đề
Một số câu hỏi phỏng vấn về kỹ năng giải quyết vấn đề thường gặp như:
- Khi áp lực, bạn giải quyết bằng cách nào?
- Khi khách hàng tức giận, bạn sẽ làm gì?
- Khi công việc thay đổi vào phút chót, bạn xử lý như thế nào?
- Khi bất đồng ý kiến với sếp, bạn sẽ làm gì?
- Bạn đã giải quyết vấn đề nào ngay khi mới bắt tay vào công việc chưa?
Hy vọng với những kiến thức mà AgriWorks đã tổng hợp và chia sẻ, bạn có thể nâng cao kĩ năng giải quyết vấn đề của bản thân và ứng dụng nó vào trong công việc cũng như cuộc sống bạn nhé! Chúc bạn thành công!