Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng sống vô cùng cần thiết và quan trọng trong môi trường làm việc và cả ngoài đời sống. Nếu bạn có kỹ năng giao tiếp tốt bạn sẽ có được những mối làm ăn, quan hệ bạn bè, đồng nghiệp giúp ích rất nhiều cho công việc và cuộc sống của bạn. Vậy kỹ năng giao tiếp là gì? Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống? Mời bạn cùng tham khảo bài viết này nhé!
1. Kỹ năng giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp đề cập đến khả năng đưa và nhận thông tin một cách hiệu quả thông qua: ngôn ngữ, cảm xúc, và ký hiệu giao tiếp. Trở thành một người có khả năng giao tiếp tốt bao gồm rất nhiều kỹ năng khác nhau nhưng mục đích đều là đạt được kết quả khi giao tiếp.
Bất kể bạn làm việc ở đâu hay bạn làm gì, khả năng giao tiếp hiệu quả là một kỹ năng quan trọng. Lưu ý rằng kỹ năng giao tiếp được tạo thành từ các kỹ năng mềm. Trái ngược với các kỹ năng cứng phải được học qua đào tạo, các kỹ năng mềm có được trong suốt cuộc đời của bạn thông qua khả năng của bản thân và những trải nghiệm thực tế trong công việc cũng như cuộc sống.
2. Tại sao kỹ năng giao tiếp lại quan trọng
Lợi ích của kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống và công việc
Kỹ năng giao tiếp xã hội là một kỹ năng quan trọng và cần thiết trong cả công việc và cuộc sống. Dưới đây là một số lợi ích của kỹ năng giao tiếp:
– Giao tiếp hiệu quả: Kỹ năng giao tiếp giúp bạn truyền đạt ý tưởng và thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Nó giúp bạn truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và đưa ra lời khuyên hoặc đề xuất một cách chính xác và đầy đủ hơn.
– Tạo niềm tin và sự tôn trọng: Khi bạn có khả năng giao tiếp tốt, người khác sẽ tin tưởng và tôn trọng bạn hơn. Kỹ năng giao tiếp giúp bạn tạo ra mối quan hệ tốt với người khác, làm cho họ cảm thấy thoải mái và tin tưởng bạn.
– Xây dựng quan hệ tốt: Kỹ năng giao tiếp giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, đối tác và khách hàng. Nó cho phép bạn thể hiện lòng tôn trọng và quan tâm đến họ, tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác và cộng tác.
– Giải quyết vấn đề: Kỹ năng giao tiếp cũng giúp bạn giải quyết các vấn đề và xử lý các tình huống khó khăn một cách tốt nhất. Nó cho phép bạn lắng nghe và hiểu quan điểm của người khác, tạo ra giải pháp và đưa ra lời khuyên hay đề xuất thích hợp.
– Tăng cường sự tự tin: Khi bạn có kỹ năng giao tiếp tốt, bạn cảm thấy tự tin hơn khi trò chuyện với người khác. Bạn không sợ gặp khó khăn trong việc trình bày ý tưởng hoặc bày tỏ quan điểm của mình.
– Nâng cao khả năng lãnh đạo: Kỹ năng giao tiếp là một yếu tố quan trọng trong việc trở thành một người lãnh đạo hiệu quả. Nó giúp bạn thể hiện sự quyết đoán và khả năng thuyết phục, giúp bạn có thể dẫn dắt đội nhóm của mình đạt được mục tiêu chung.
Hậu quả tiêu cực khi thiếu kỹ năng giao tiếp
Thiếu kỹ năng giao tiếp có thể gây ra nhiều hậu quả tiêu cực trong đời sống cá nhân và công việc của một người. Dưới đây là một số hậu quả chính của việc thiếu kỹ năng giao tiếp:
– Gây ra những hiểu lầm và tranh cãi: Nếu bạn không thể giao tiếp hiệu quả, có thể dễ dàng gây hiểu lầm và tranh cãi với người khác. Điều này có thể dẫn đến mất mát mối quan hệ và tiêu tốn năng lượng và thời gian để giải quyết.
– Khó khăn trong việc xây dựng mối quan hệ: Thiếu kỹ năng giao tiếp có thể làm cho bạn khó khăn trong việc xây dựng mối quan hệ mới hoặc duy trì mối quan hệ hiện tại. Khi bạn không thể tương tác và kết nối với người khác, có thể dẫn đến cảm giác cô đơn và cô lập.
– Khó khăn trong công việc: Trong môi trường làm việc, kỹ năng giao tiếp là rất quan trọng để giữ liên lạc với đồng nghiệp và khách hàng, truyền đạt thông tin và thuyết phục người khác. Nếu bạn không có kỹ năng giao tiếp tốt, có thể gây ra sự cố hoặc khó khăn trong công việc.
– Thiếu tự tin và sự tự tin bản thân: Thiếu kỹ năng giao tiếp có thể làm giảm sự tự tin của bạn khi phải đối diện với các tình huống xã hội hoặc công việc. Nếu bạn không cảm thấy tự tin về khả năng giao tiếp của mình, có thể làm giảm sự tự tin và hiệu suất của bạn.
– Mất cơ hội: Thiếu kỹ năng giao tiếp có thể làm mất cơ hội để tiến xa hơn trong sự nghiệp hoặc trong cuộc sống. Nếu bạn không thể thuyết phục người khác về ý tưởng của mình hoặc không thể giao tiếp hiệu quả trong cuộc họp, có thể bị bỏ lỡ cơ hội để phát triển và tiến bộ.
3. Một số kỹ năng giao tiếp cơ bản
Kỹ năng nghe hiểu và thông cảm
Kỹ năng nghe hiểu là khả năng hiểu và tương tác với ngôn ngữ đang được phát ra. Đây là một kỹ năng quan trọng trong việc học ngoại ngữ, bởi vì nó giúp cho người học có thể hiểu được nội dung của ngôn ngữ đó trong các tình huống giao tiếp thực tế.
Để phát triển kỹ năng nghe hiểu, người học cần phải thực hành liên tục và có một số kỹ năng cơ bản như:
– Chú ý đến người nói và cố gắng tập trung vào nội dung của họ.
– Biết cách sử dụng các gợi ý từ ngữ, như tình huống giao tiếp, văn phong và ngữ điệu, để giúp hiểu nội dung.
– Học các từ vựng và cấu trúc ngữ pháp cơ bản để có thể hiểu được nội dung của các đoạn hội thoại hoặc bài nói.
– Luyện tập bằng cách nghe những đoạn hội thoại ngắn hoặc các bài học nghe để nâng cao khả năng nghe hiểu.
– Sử dụng các công cụ hỗ trợ như phụ đề hoặc bản dịch để giúp hiểu được nội dung của các bài nói hoặc phim.
– Cố gắng thực hành với người bản ngữ để cải thiện khả năng nghe hiểu và tương tác với ngôn ngữ.
Kỹ năng nói và truyền đạt thông tin hiệu quả
Kỹ năng nói và truyền đạt thông tin hiệu quả là một trong những kỹ năng giao tiếp quan trọng nhất để thành công trong đời sống cá nhân và công việc. Dưới đây là một số gợi ý để phát triển kỹ năng này:
– Chuẩn bị trước khi nói: Trước khi nói, hãy chuẩn bị kỹ càng bằng cách xác định mục tiêu, tập trung vào thông điệp chính và suy nghĩ về lời nói của bạn. Nếu bạn cần, hãy ghi lại những ý chính hoặc thực hành trước một người bạn để cải thiện kỹ năng của mình.
– Sử dụng ngôn từ đơn giản và dễ hiểu: Tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành hoặc từ ngữ phức tạp khi truyền đạt thông tin. Thay vào đó, sử dụng ngôn từ đơn giản, dễ hiểu và tránh sử dụng quá nhiều từ ngữ trang trọng.
– Tập trung vào người nghe: Khi nói chuyện, hãy tập trung vào người nghe và cố gắng hiểu quan điểm của họ. Điều này có thể giúp bạn điều chỉnh lời nói của mình để phù hợp với nhu cầu và mong muốn của người nghe.
– Thể hiện sự tự tin: Thể hiện sự tự tin bằng cách giữ đầu cao, nhìn thẳng vào mắt người nghe và giọng nói rõ ràng và rành mạch. Điều này sẽ giúp bạn truyền tải thông điệp của mình một cách hiệu quả hơn.
– Sử dụng các phương tiện trợ giúp: Sử dụng các phương tiện trợ giúp như biểu đồ, hình ảnh hoặc video để truyền đạt thông tin một cách trực quan và sinh động hơn. Điều này cũng có thể giúp người nghe hiểu rõ hơn về thông điệp của bạn.
– Lắng nghe và phản hồi: Khi nói chuyện, hãy lắng nghe chăm chú và đáp ứng nhanh chóng đến phản hồi của người nghe. Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc tranh cãi, hãy dành thời gian để giải quyết và đưa ra lời giải thích một cách rõ ràng.
Kỹ năng viết và trình bày ý tưởng
Kỹ năng viết và trình bày ý tưởng là một kỹ năng quan trọng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ học tập, nghiên cứu, đến kinh doanh và truyền thông. Để phát triển kỹ năng này, bạn có thể áp dụng một số nguyên tắc sau đây:
– Lên kế hoạch trước khi viết: Trước khi bắt đầu viết, hãy lên kế hoạch cho bài viết của bạn. Hãy xác định mục đích viết, đối tượng đọc, ý chính của bài viết và cấu trúc tổng thể của bài viết.
– Sử dụng ngôn từ phù hợp: Để trình bày ý tưởng một cách rõ ràng và hiệu quả, hãy sử dụng ngôn từ phù hợp với đối tượng đọc của bạn. Tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành hoặc ngôn ngữ khó hiểu.
– Tập trung vào ý chính: Hãy đặt ý chính của bài viết ở vị trí đầu tiên và sử dụng các đoạn văn ngắn gọn để trình bày ý tưởng của bạn.
– Sắp xếp các ý tưởng theo một cấu trúc logic: Sắp xếp các ý tưởng của bạn theo một cấu trúc logic, giúp đọc giả có thể hiểu rõ hơn về nội dung của bạn.
– Kiểm tra và chỉnh sửa: Sau khi hoàn thành bài viết, hãy kiểm tra lại các lỗi chính tả, ngữ pháp và cấu trúc để đảm bảo bài viết của bạn hoàn hảo.
– Luyện tập thường xuyên: Để phát triển kỹ năng viết và trình bày ý tưởng, hãy luyện tập thường xuyên. Bạn có thể viết các bài tập, báo cáo, hay tham gia các cuộc thi viết để nâng cao khả năng của mình.
4. Các kỹ năng giao tiếp hiệu quả nhất
Hiểu được kỹ năng giao tiếp là gì, Unica mời bạn đọc cùng tìm hiểu cũng như tìm hiểu biểu hiện của kỹ năng giao tiếp cơ bản hiệu quả trong công việc và cuộc sống.
1. Lắng nghe tích cực
Thực hành lắng nghe tích cực là bước đầu tiên để trở thành một người giao tiếp tuyệt vời. Lợi ích của việc lắng nghe với mục đích trả lời hơn là để hiểu. Một người giao tiếp tuyệt vời sẽ lắng nghe những mối quan tâm, câu hỏi và chỉ thị của đồng nghiệp và cấp trên của họ, đồng thời có thể đưa ra quyết định dựa trên sự hiểu biết chính xác về tình hình.
Nó khá đơn giản: nếu bạn không hiểu những gì người khác đang nói, bạn sẽ không thể cung cấp cho họ những gì họ muốn. Một người nghe tích cực đặt câu hỏi khi cần làm rõ và điều chỉnh cách nói của họ dựa trên người họ đang nói và tình huống hiện tại.
2. Giao tiếp phi ngôn ngữ
Giao tiếp phi ngôn ngữ là một hình thức liên quan đến ngôn ngữ cơ thể. Những thứ như tư thế, giao tiếp bằng mắt, cử chỉ, bắt tay và nét mặt đều là một phần của giao tiếp phi ngôn ngữ. Người nghe thường chú ý đến tất cả những yếu tố này khi họ đang trong quá trình phân tích thông tin bạn đang cung cấp. Tư thế tự tin, giao tiếp bằng mắt trực tiếp và khuôn mặt thoải mái sẽ thể hiện sự tự tin và khiến người nghe dễ dàng tiếp nhận thông tin được nói hơn.
3. Thể hiện sự tôn trọng
Các cá nhân sẽ cởi mở hơn trong giao tiếp với bạn nếu bạn thể hiện sự tôn trọng đối với họ và suy nghĩ của họ. Các hoạt động cần thiết như sử dụng tên của một cá nhân, giao tiếp bằng mắt và tích cực lắng nghe khi một người nói chuyện sẽ khiến họ cảm thấy được trân trọng. Nếu bạn đang giao tiếp qua điện thoại, hãy tránh làm gián đoạn và tập trung vào cuộc thảo luận.
4. Điều chỉnh âm lượng và độ rõ ràng
Điều cần thiết là phải thể rõ rõ ràng những luận điểm khi bạn đang nói. Điều chỉnh giọng điệu của bạn để bạn có thể nghe thấy trong nhiều bối cảnh khác nhau là một kỹ năng và điều cần thiết để giao tiếp hiệu quả. Nói quá to đôi khi có thể thiếu tôn trọng hoặc khó xử. Nếu bạn không bị thuyết phục, hãy nhìn cách người khác đang giao tiếp.
5. Đưa ra các phản hồi
Có thể cung cấp và nhận phản hồi một cách thích hợp là một kỹ năng giao tiếp cần thiết. Người giám sát và quản lý nên liên tục tìm kiếm phản hồi mang tính xây dựng cho nhân viên thông qua email hoặc cuộc gọi điện thoại. Tương tự như vậy, bạn cũng nên khuyến khích ý kiến đóng góp từ những người khác. Đặt câu hỏi lọc nếu bạn không chắc chắn về vấn đề này.
Ngoài ra, khi bạn sắp nhận được phản hồi, điều quan trọng là thực hành lắng nghe tích cực mà chúng ta đã đề cập trước đó. Có thể khó khăn khi nghe những phản hồi tiêu cực về bản thân, nhưng dành thời gian để suy ngẫm về những gì người khác nói về bạn là một phần quan trọng để cải thiện, không chỉ với tư cách là một nhân viên mà còn với tư cách là một con người.
6. Luôn suy trì thái độ tích cực
Trong giao tiếp những ngôn ngữ cơ thể của người nghe như cái gật đầu nhẹ, ánh mắt hướng về người nói, lắng nghe chăm chú… tất cả điều đó thể hiện bạn đang quan tâm và có thái độ tích cực trong việc lắng nghe và tương tác với người nói.
Hoặc trong các buổi gặp gỡ, trò chuyện rất khó để tránh khỏi những mâu thuẫn, căng thẳng. Và cách cải thiện việc học kỹ năng giao tiếp tốt nhất trong những trường hợp này đó chính là luôn duy trì một thái độ tích cực. Bạn nên nhớ rằng, có những chuyện sẽ không đi theo kế hoạch ban đầu mà mình đề ra, vì vậy hãy cứ mỉm cười, lạc quan, vui vẻ để “dĩ hòa vi quý” các mối quan hệ. Nếu bạn thấy việc kiềm chế sự căng thẳng rất khó, thì bạn có thể áp dụng một số phương pháp như: tập luyện thể thao, thở đều khi căng thẳng, ngồi thiền để tĩnh tâm…
7. Khôn khéo lựa chọn từ ngữ trong giao tiếp
Đối phương trong quá trình giao tiếp đặc biệt là những cuộc giao tiếp về lĩnh vực kinh doanh, tư vấn… họ rất hay để ý ngôn từ mà chúng ta sử dụng. Thông qua đó có được thông tin và đánh giá khách quan về trình độ cũng như con người của người đối diện. Bạn cần chọn lọc từ ngữ trong quá trình giao tiếp để ghi điểm với đối tác của mình.
8. Sử dụng các ngôn từ phản chiếu
Ngôn ngữ “phản chiếu” ở đây được hiểu là hình thức giao tiếpphi ngôn ngữ tương đồng với hành động của người đối diện. Theo chuyên gia ngôn ngữ Susan Constantine, phi ngôn ngữ chiếm đến 90% hiệu quả của buổi giao tiếp. Vì vậy, khi trao đổi, nói chuyện với người khác, hãy chú ý đến đến cử chỉ, hành động của mình. Đặc biệt, phi ngôn ngữ phải được thực hiện một cách tế nhị, khéo léo để tránh gây cảm giác khó chịu với người đối diện.
9. Chú ý đến cảm xúc của người khác
Việc chú ý đến cảm xúc người khác và tôn trọng cảm xúc của họ chứng tỏ bạn là người vô cùng tinh tế, điều này sẽ tạo được thiện cảm từ chính người đối diện. Cụ thể, bạn nên học cách khen ngợi những mặt tích cực của người đối diện, đồng thời biết cách thông cảm với những khó khăn mà họ đang gặp phải. Và hãy luôn chú trọng đến lời nói của mình, bởi nó có thể tác động đến chuẩn mực của người khác.
10. Kiểm soát cảm xúc của bạn
Nếu bạn muốn trở thành một người giao tiếp thông minh, bạn cần học cách kiểm soát phản ứng cảm xúc của mình. Điều này có nghĩa là bạn phải luôn giữ thái độ bình tĩnh ngay cả khi bạn đang thật sự tức giận và thất vọng, đồng thời không sử dụng hành động tiêu cực quyết định diễn biến cuộc trò chuyện của bạn.
Kiểm soát cảm xúc của bạn được xem là một nguyên tắc và kỹ năng vô cùng quan trọng trong giao tiếp để tạo ra sự khác biệt trong các mối quan hệ xung quanh cuộc sống của bạn.
5. Các bước để rèn luyện kỹ năng giao tiếp
Hiểu rõ về mình và người đối diện
Bạn hiểu rõ về mình và người đối diện, bạn có thể tạo ra một môi trường giao tiếp tích cực và xây dựng một mối quan hệ tốt hơn với người đối diện. Dưới đây là một số gợi ý để hiểu rõ về mình và người đối diện trong giao tiếp:
– Hiểu rõ về bản thân: Để hiểu rõ về mình trong giao tiếp, hãy tự đánh giá các điểm mạnh và điểm yếu của bản thân, kỹ năng giao tiếp của mình, cách thức tương tác với người khác, cảm xúc của mình khi giao tiếp. Việc này giúp bạn tự tin hơn trong giao tiếp và đưa ra những quyết định đúng đắn.
– Tìm hiểu về người đối diện: Để hiểu rõ về người đối diện trong giao tiếp, bạn cần tìm hiểu về tính cách, sở thích, lý do và mong muốn của người đó. Những thông tin này giúp bạn biết cách tương tác và giao tiếp với họ một cách hiệu quả.
Tập trung vào nội dung và cách truyền đạt thông điệp
Trong giao tiếp, nội dung và cách truyền đạt thông điệp đó là hai yếu tố rất quan trọng.
– Nội dung là những thông tin mà người gửi muốn truyền đạt cho người nhận. Để truyền đạt nội dung hiệu quả, người gửi cần phải sắp xếp thông tin theo một cách có trật tự, rõ ràng và dễ hiểu. Việc sử dụng ngôn từ phù hợp và chính xác cũng là một yếu tố quan trọng trong việc truyền đạt nội dung.
– Cách truyền đạt thông điệp là phương thức mà người gửi sử dụng để truyền đạt nội dung cho người nhận. Các phương thức truyền đạt thông điệp bao gồm cả lời nói, viết, hình ảnh, cử chỉ, khuôn mặt, giọng nói và ngôn ngữ cơ thể. Người gửi cần phải chọn phương thức phù hợp để truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả, dễ hiểu và gây ấn tượng với người nhận.
Học cách lắng nghe và đối đáp hiệu quả
Để học cách lắng nghe và đối đáp hiệu quả trong giao tiếp, bạn có thể áp dụng các bước sau:
– Lắng nghe chủ đề của người khác một cách chân thành và tập trung: Trong quá trình lắng nghe, hãy tập trung vào người nói và chủ đề của họ. Hãy chú ý đến cả ngôn ngữ cơ thể và cách diễn đạt của họ để hiểu rõ hơn về suy nghĩ và cảm xúc của họ.
– Hỏi câu hỏi để hiểu rõ hơn: Khi người khác đang nói, hãy đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn về chủ đề hoặc suy nghĩ của họ. Nhưng hãy nhớ đặt câu hỏi một cách lịch sự và hợp lý.
– Chia sẻ quan điểm của mình một cách lịch sự: Sau khi người khác đã nói xong, hãy chia sẻ quan điểm của bạn một cách lịch sự và thân thiện. Hãy cân nhắc lựa chọn từ ngữ phù hợp để truyền đạt ý của bạn.
– Tạo không gian cho người khác để nói: Trong giao tiếp, đôi khi chúng ta cần phải tạo không gian cho người khác để nói. Hãy cho phép họ kể về suy nghĩ và cảm xúc của mình một cách tự do và không gián đoạn.
– Tôn trọng quan điểm của người khác: Trong giao tiếp, chúng ta không phải lúc nào cũng đồng ý với quan điểm của người khác. Tuy nhiên, hãy luôn tôn trọng quan điểm của họ và đối xử với họ một cách lịch sự.
– Tập trung vào giải quyết vấn đề: Nếu bạn đang thảo luận về một vấn đề, hãy tập trung vào giải quyết vấn đề thay vì chỉ trao đổi quan điểm. Hãy tìm kiếm giải pháp để giải quyết vấn đề đó một cách hiệu quả nhất.
Điều chỉnh cách giao tiếp để phù hợp với từng tình huống và đối tượng khác nhau
Để điều chỉnh cách giao tiếp phù hợp với từng tình huống và đối tượng khác nhau, bạn có thể áp dụng các bước sau:
– Đánh giá tình huống: Đầu tiên, hãy đánh giá tình huống bạn đang ở trong để có cái nhìn tổng quan về nó. Bạn cần đánh giá tình huống từ nhiều góc độ khác nhau để có thể điều chỉnh cách giao tiếp phù hợp.
– Xác định đối tượng: Bạn cần xác định đối tượng của mình, có thể là một cá nhân, một nhóm hoặc một tổ chức. Việc này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định và điều chỉnh cách giao tiếp phù hợp với đối tượng của mình.
– Đánh giá trình độ của đối tượng: Bạn cần đánh giá trình độ, kiến thức, kinh nghiệm, văn hóa và ngôn ngữ của đối tượng để điều chỉnh cách giao tiếp phù hợp. Nếu đối tượng là người chuyên nghiệp, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ chuyên môn và kỹ thuật để truyền đạt thông điệp.
– Chọn phương tiện giao tiếp phù hợp: Bạn nên chọn phương tiện giao tiếp phù hợp với tình huống và đối tượng của mình. Nếu đối tượng là người trẻ tuổi, bạn có thể sử dụng các công nghệ mới như tin nhắn, email, hoặc trò chuyện trực tuyến. Nếu đối tượng là người lớn tuổi, bạn nên sử dụng giao tiếp trực tiếp để tăng tính gần gũi và thân thiện.
– Tinh chỉnh ngôn ngữ: Bạn cần điều chỉnh ngôn ngữ của mình phù hợp với đối tượng và tình huống của mình. Nếu bạn đang giao tiếp với người nước ngoài, bạn cần sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh hoặc ngôn ngữ quốc tế phổ biến để truyền đạt thông điệp một cách chính xác và hiệu quả.
Hi vọng bài viết mang đến những thông tin hữu ích cho bạn. Chúc bạn thành công!!
Nguồn: AgriWorks tổng hợp